Zmiany w Prawie Pracy na rok 2026

1. Zmiany związane z nowym sposobem obliczania stażu pracy

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) od 1 stycznia 2026 r. zostaną wprowadzone rewolucyjne zmiany dotyczące nowego sposobu obliczania stażu pracy. Proponowane zmiany wpłyną nie tylko na ogólny staż pracy, ale także staż zakładowy, czyli zatrudnienie u jednego i tego samego pracodawcy.

Projekt ustawy znacząco rozszerza katalog okresów, które będą zaliczane do stażu pracy. Do stażu pracy będą wliczane między innymi okresy:

• Służby – do wykazu dotychczasowych służb dopisana zostanie Straż Marszałkowska i Służba Celno-Skarbowa;
• Prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• Wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
• Wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej;
• Pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność gospodarczą oraz osobą wykonującą umowy zlecenia i agencyjną (do okresu zatrudnienia mają być wliczane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów)
• Pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych
• Udokumentowany, przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej.

To nie wszystko. Do stażu pracy zaliczone zostaną również okresy, które do tej pory były traktowane odrębnie, takie jak:

• Pobierania uposażenia w okresie sprawowania mandatu posła, senatora lub posła do Parlamentu Europejskiego;
• Odbywania czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego;
• Odbywania służby zastępczej;
• Kształcenia się w szkole doktorskiej;
• Pobierania przez stypendystę sportowego stypendium sportowego;
• Kształcenia się w Krajowej Szkole Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego;
• Wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia;
• Pobierania przez bezrobotnego zasiłku i stypendium;
• Udokumentowanego zatrudnienia przebytego za granicą u pracodawcy zagranicznego;
• Prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym

– które z mocy odrębnych przepisów w zakresie i na zasadach w nich przewidzianych podlegają wliczeniu do okresu zatrudnienia lub są okresem, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

W przypadku nakładania się ww. okresów z okresem pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia będzie wliczany jeden z tych okresów.

Zaznaczyć należy, że nowe prawo wpłynie przede wszystkim na okres wypowiedzenia oraz spowoduje szybsze nabywanie uprawnień do dłuższego urlopu wypoczynkowego. W praktyce oznacza to, że pracownik będzie mógł szybciej zyskać prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, mieć dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę, co skutkuje zwiększeniem poczucia stabilności zatrudnienia, a także wpłynie na możliwość uzyskania wyższych odpraw i ewentualnych dodatków stażowych.

Celem nowelizacji jest przede wszystkim wyeliminowanie  nierówności w traktowaniu pracowników w zależności od rodzaju wcześniej podejmowanej przez nich aktywności zawodowej. Umożliwi to również zrównanie szans dla wybranych osób w zdobywaniu określonych uprawnień i stanowisk, które opierają się na potwierdzonym doświadczeniu zawodowym.

Co istotne, nowe przepisy będą miały moc wsteczną, co oznacza że do stażu pracy będzie można zaliczyć również okresy aktywności zawodowej sprzed 1 stycznia 2026 roku, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Pracownicy powinni zatem zgromadzić dokumenty poświadczające wcześniejsze zatrudnienie, aby móc skorzystać z pełni nadchodzących uprawnień.

Niestety, projekt nie jest pozbawiony wad i już teraz budzi pewne kontrowersje. Największą z nich jest wykluczenie studentów. Okres pracy na umowie zleceniu podczas pięcioletnich studiów nie zostanie wliczony do stażu pracy. Rodzi to poczucie niesprawiedliwości, zwłaszcza że doktoranci (osoby kształcące się w szkole doktorskiej) będą objęci nowymi regulacjami. Co więcej, na zmianach mogą nie skorzystać także osoby, które ukończyły studia doktoranckie przed reformą Gowina, nawet jeśli kontynuują pracę na uczelni.

W świetle przedstawionego projektu oraz jego oficjalnego uzasadnienia należy stwierdzić, że regulacja ta nie będzie miała zastosowania do dochodzenia roszczeń przez byłych pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2026 roku. Uprawnienie do przeliczenia stażu pracy będzie przysługiwało osobom aktywnie zatrudnionym w momencie wejścia ustawy w życie. Natomiast kluczowy dla ustalenia możliwości dochodzenia roszczeń o wyrównanie świadczeń za okres przeszły (działanie wsteczne ustawy) jest art. 4 ust. 1 projektu, który stanowi że uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do stażu pracy przysługują od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Oznacza to, że skutki finansowe w postaci np. wyższego dodatku stażowego czy prawa do dłuższego urlopu powstaną dopiero 1 stycznia 2026 roku i będą dotyczyły okresów od tej daty. Uzasadnienie do projektu doprecyzowuje tę kwestię w sposób jednoznaczny: „Tym samym po stronie pracowników nie powstaną roszczenia o  uzupełnienie uprawnień przysługujących im przed wejściem w życie ustawy, tj. w latach 2023–2025.”

Mimo że w debacie publicznej pojawiają się stwierdzenia, że „przepisy będą działały wstecz”, należy je właściwie interpretować. „Działanie wstecz” w tym przypadku oznacza, że do nowo obliczanego stażu pracy będzie można zaliczyć historyczne okresy (np. prowadzenie działalności w latach 2010-2015). Jednakże, prawa i świadczenia wynikające z tego nowo ustalonego, dłuższego stażu pracy powstaną dopiero od 1 stycznia 2026 roku.

Przykład: 

Pracownik, który w dniu 1 stycznia 2026 r. będzie miał 7 lat stażu pracy i udokumentuje dodatkowe 4 lata pracy na zleceniu, od tego dnia będzie traktowany jak pracownik z 11-letnim stażem. Oznacza to, że np. od 2026 roku nabędzie prawo do 26 dni urlopu i ewentualnie wyższego dodatku stażowego. Nie będzie mógł jednak żądać wyrównania dodatku stażowego za lata poprzednie (np. 2024, 2025), ani rekompensaty za niewykorzystane dodatkowe dni urlopu w przeszłości.

Co dalej z projektem i kiedy nowa regulacja wejdzie w życie

Rządowy projekt ustawy został skierowany do Sejmu 25 czerwca 2025 roku. Planowana data wejścia w życie to 1 stycznia 2026 r. Przewidywane długie vacatio legis (okres między publikacją ustawy a jej wejściem w życie) ma dać pracodawcom czas na dostosowanie się do nowych przepisów. Będą oni musieli zebrać od pracowników dokumenty potwierdzające nowe okresy zaliczane do stażu, a następnie na nowo ustalić uprawnienia każdego z nich.

Warto pracowników poinformować o tej zmianie przepisów, aby od 1 stycznia zgłaszali już wnioski o zaliczenie okresów pracy na innej podstawie niż umowa o pracę. W przeciwnym wypadku mogą to zrobić za np. kilka miesięcy, co będzie skutkować koniecznością wyrównania dodatków stażowych od dnia 01.01.2026 r.

2. Implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 o jawności wynagrodzeń.

Do 7 czerwca 2026 roku Polska ma obowiązek wdrożyć przepisy unijnej dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Głównym celem dyrektywy jest zwalczanie dyskryminacji płacowej i zmniejszenie luki płacowej między płciami. Ponadto dyrektywa wprowadza definicję „wynagrodzenia”, ujmując ją w dość szeroki sposób. Na wynagrodzenie oprócz wynagrodzenia zasadniczego składają się dodatki – stałe i zmienne, w tym premie i nagrody, zarówno w formie pieniężnej, jak i rzeczowej.

Nowe przepisy nałożą na pracodawców szereg obowiązków, które zmienią dotychczasowe podejście do polityki płacowej:

• Informowanie o wynagrodzeniu na etapie rekrutacji – Pracodawcy będą zobowiązani do podawania w ogłoszeniach o pracę informacji o proponowanym wynagrodzeniu lub jego widełkach. Jeśli taka informacja nie znajdzie się w ogłoszeniu, kandydat będzie musiał ją otrzymać najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną. Ma to na celu zapewnienie transparentności i równych szans w negocjacjach płacowych;
• Zakaz pytania o poprzednie zarobki – owe regulacje zabraniają pracodawcom pytania kandydatów o wysokość ich dotychczasowego wynagrodzenia. Ma to zapobiegać utrwalaniu ewentualnych wcześniejszych nierówności płacowych;
• Neutralne płciowo nazewnictwo stanowisk – Pracodawca powinien unikać określeń sugerujących płeć, np. „księgowa”, „sekretarka”, by zagwarantować równe szanse w dostępie do zatrudnienia;
• Równe traktowanie w procesie rekrutacyjnym – każdy kandydat ubiegający się o zatrudnienie na danym stanowisku powinien być oceniany na podstawie kompetencji i doświadczenia a nie płci, wieku, pochodzenia czy niepełnosprawności. Pracodawcy natomiast powinny ujawnić kandydatowi kryteria oceny kompetencji. Celem tej regulacji jest przede wszystkim unikanie dyskryminacji;
• Prawo do pisemnej informacji o zarobkach – Pracownicy zyskają prawo do uzyskania od pracodawcy informacji na temat średnich poziomów wynagrodzeń dla pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości, z podziałem na płeć. Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi w formie pisemnej, w celu ewentualnej możliwości weryfikacji otrzymanej informacji;
• Prawo do reprezentacji – pracownicy  ubiegający się o otrzymanie informacji dot. wynagrodzeń będą mogli korzystać z pomocy związków zawodowych lub organów ds. równości, zakres informacji będzie tożsamy z zakresem informacji, o jakie może wystąpić pracownik.
• Obowiązek raportowania luki płacowej – Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do regularnego raportowania informacji o luce płacowej między kobietami a mężczyznami. Firmy, w których raport wykaże dysproporcje, będą musiały podjąć działania naprawcze.

Warto zaznaczyć, że już w maju 2025 roku Sejm uchwalił, a w czerwcu 2025 roku Prezydent podpisał ustawę nowelizującą Kodeks Pracy, która wprowadza część z powyższych zmian, koncentrując się na jawności płac w procesie rekrutacyjnym. Przepisy te mają wejść w życie na początku stycznia 2026 roku. Jest to jednak dopiero pierwszy krok w kierunku pełnej implementacji dyrektywy, nad którą prace wciąż trwają w resorcie rodziny, pracy i polityki społecznej.

Dyrektywa nakłada na pracodawców zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego szereg obowiązków, których celem jest zagwarantowanie równości i przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawcy będą zobowiązani m.in. do:

• Wprowadzenie przejrzystej polityki płac – pracodawcy będą zobowiązani do opracowania jasnych i sprawiedliwych zasad wynagradzania, opartych na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach stosowanych przy ustalaniu stawek. Z obowiązku tego zwolnione będą firmy zatrudniające mniej niż 50 osób, aby uniknąć nadmiernego obciążenia mniejszych przedsiębiorstw.
• Sporządzanie sprawozdań – zgodnie z zasadą równości wynagrodzeń, pracodawcy będą musieli przygotowywać i przekazywać właściwemu organowi sprawozdania zawierające szczegółowe dane płacowe, umożliwiające identyfikację luki płacowej ze względu na płeć. Sprawozdania obejmą nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, lecz także stażystów, praktykantów i pracowników tymczasowych.
• Udzielanie informacji o wynagrodzeniach – na wniosek pracownika lub jego przedstawicieli pracodawca będzie zobowiązany udostępnić informacje o wynagrodzeniu danego pracownika, średnich płacach osób wykonujących tę samą lub równoważną pracę oraz o kryteriach ustalania stawek. Ponadto pracodawca będzie miał obowiązek corocznego informowania pracowników o przysługującym im prawie do uzyskania takich danych.

Pracodawcy powinni już teraz podjąć działania, obejmujące analizę struktury wynagrodzeń, aktualizację dokumentów wewnętrznych, szkolenie pracowników oraz przygotowanie się do nowych wymogów unijnych. Traktowanie jawności płac jako elementu strategii zarządzania, a nie wyłącznie formalnego obowiązku, może przynieść realne korzyści zarówno organizacji, jak i jej zespołowi.

Nadchodzące zmiany w prawie pracy stanowią wyzwanie, ale i szansę na ukształtowanie bardziej transparentnego i równego rynku pracy. Pracodawcy muszą przygotować się na wdrożenie nowych procedur związanych z polityką płacową i rekrutacją, a także na potencjalne wnioski pracowników o ponowne przeliczenie stażu pracy. Dla pracowników nowe przepisy oznaczają większą ochronę przed dyskryminacją płacową oraz możliwość uzyskania dodatkowych uprawnień wynikających z dłuższego stażu pracy.

3. Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Rząd przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzając istotne zmiany, które uproszczą rozliczenia między pracodawcami a pracownikami. Kluczowe modyfikacje dotyczą terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz wzmocnienia reprezentacji pracowniczej w sprawach socjalnych. Nowe przepisy mają na celu ograniczenie biurokracji i uelastycznienie prawa pracy.

Najważniejszą zmianą jest powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop z terminem wypłaty wynagrodzenia. Dotychczas ekwiwalent musiał być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Po wejściu w życie nowelizacji pracodawca będzie mógł uregulować tę należność wraz z ostatnią pensją pracownika.

Przykład: 

Jeśli wynagrodzenia w firmie są wypłacane 10. dnia następnego miesiąca, pracodawca będzie miał czas do tego dnia na wypłatę ekwiwalentu pracownikowi, którego umowa zakończyła się w poprzednim miesiącu.

Nowelizacja wprowadza zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). U pracodawców, gdzie nie działają związki zawodowe, wszelkie ustalenia dotyczące funduszu będą musiały być konsultowane z co najmniej dwuosobową reprezentacją załogi (dotychczas wystarczył jeden przedstawiciel). Celem jest ujednolicenie przepisów z innymi regulacjami prawa pracy, które już wymagają podobnej, wzmocnionej reprezentacji.

Komunikacja elektroniczna:

Projekt ustawy znacząco rozszerza możliwość załatwiania spraw pracowniczych drogą elektroniczną, co jest krokiem w stronę ograniczenia biurokracji. Pracownicy będą mogli składać w tej formie wnioski dotyczące między innymi:

• przekazania informacji o monitoringu;
• przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę;
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową;
• sporządzania rozkładu czasu pracy;
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy;
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy;
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej;
• wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, czyli ruchomego czasu pracy;
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych;
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych;
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy;
• wniosku o udzieleniu urlopu bezpłatnego;
• wniosku o udzieleniu urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy;
• instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Co ważne, taka forma komunikacji nie będzie wymagała kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co znacznie ułatwi jej praktyczne zastosowanie.

Zgodnie z projektem, nowe przepisy mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Planowane zmiany stanowią odpowiedź na potrzeby nowoczesnego rynku pracy, dążąc do uproszczenia procedur i cyfryzacji. Elastyczniejszy termin wypłaty ekwiwalentu za urlop oraz łatwiejsza komunikacja elektroniczna to rozwiązania, które mogą przynieść realne korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

Zachęcamy również do lektury innych artykułów i wpisów