E-doręczenia – nowy obowiązek

Czym są e-Doręczenia?

• e-Doręczenia to nic innego jak cyfrowa wersja listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dokument można odebrać bezpiecznie za pośrednictwem Internetu, bez konieczności wizyty na poczcie.
• 1 stycznia 2025 roku to termin, od którego przedsiębiorcy, część podmiotów publicznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego musi posiadać adres do e-Doręczeń.
• Przedmiotowe zmiany są wdrażane zgodnie z Ustawą z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).

Kto musi mieć adres do e-Doręczeń:

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG,
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

Poza ww. przedsiębiorcami, adres do e-Doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, m.in.: fundacje i stowarzyszenia.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego. Dotyczy to:

• adwokata,
• radcy prawnego,
• doradcy podatkowego,
• doradcy restrukturyzacyjnego,
• rzecznika patentowego,
• notariusza.

Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl:

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy.

Z e-usługi na Biznes.gov.pl, mogą skorzystać:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG,
• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki partnerskie,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjne,
• proste spółki akcyjne,
• spółki europejskie,
• spółdzielnie,
• spółdzielnie europejskie,
• samorządy zawodowe podmiotów gospodarczych,
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
• europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
• główne oddziały zagranicznego zakładu reasekuracji,
• główne oddziały zagranicznego zakładu ubezpieczeń,
• inne osoby prawne wykonującej działalność gospodarczą, wpisane do rejestru przedsiębiorców,
• oddziały przedsiębiorców zagranicznych.

Po aktywacji adresu, ww. podmioty będą mogły korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Natomiast, utworzenie adresu do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, odbywa się poprzez złożenie wniosku za pośrednictwem: e-usługi na stronie gov.pl. Przedstawiciele zawodów zaufania korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl.

Ważne!

• jeśli przedsiębiorca założy skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinien również założyć kolejną dla prowadzonej działalności – ale już jako przedsiębiorca,
• jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla prowadzonej działalności musi mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.

W tych przypadkach nie można posługiwać się tą samą skrzynką.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-doręczeń:

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji,
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku,
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Natomiast co istotne, przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, są zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami już od 1 stycznia 2025 roku.

Kiedy wchodzą w życie e-Doręczenia?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, Krajowy System Doręczeń Elektronicznych w Polsce obowiązywać zacznie od 1 stycznia 2025 roku. Do końca 2025 roku w podmiotach publicznych obowiązywać będzie okres przejściowy. 

Co dają e-Doręczenia? 

• Możliwość wysyłania i odbierania pism urzędowych,

• Korespondencja trafia do odpowiedniej osoby, bez względu na aktualny adres zamieszkania,

• Dzięki szybszej wymianie informacji, skraca się czas załatwiania spraw urzędowych,

• e-Doręczenia są całkowicie bezpieczne, ponieważ chronione są zaawansowanymi metodami szyfrowania i sprawdzania tożsamości. 

System e-Doręczeń zastąpi korespondencję przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Obowiązek wysyłania i odbierania pism przez e-Doręczenia będzie dotyczył większości urzędów i innych instytucji publicznych  od 1 stycznia 2025 roku. 

Zachęcamy również do lektury innych artykułów i wpisów