Ustawa o sygnalistach – ochrona osób zgłaszających naruszenie prawa w przedsiębiorstwach

W dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego prawa dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy zaczną obowiązywać już od 25 września 2024 r. Tysiące firm i jednostek publicznych mają więc tylko 3 miesiące na przygotowanie kanałów zgłoszeń naruszeń i opracowanie nowych procedur.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba zgłaszająca nieprawidłowości w związku z zatrudnieniem, działająca – co ważne – w interesie wspólnym i dobrej wierze, a nie dla własnych korzyści. Taka osoba może być narażona na działania odwetowe takie jak mobbing, pozbawienie awansu czy premii, czemu przeciwdziałać ma właśnie ustawa o ochronie sygnalistów.

Nowe przepisy zakładają, że sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Organem odpowiedzialnym za udzielanie wsparcia sygnalistom będzie Rzecznik Praw Obywatelskich.

Tryby zgłoszenia naruszenia

Ustawa reguluje trzy tryby postępowania w reakcji na informacje o naruszeniu prawa:

• zgłoszenie wewnętrzne (do podmiotu prawnego, z którym sygnalista pozostaje w stosunku prawnym),
• zgłoszenie zewnętrzne (do organu publicznego),
• ujawnienie publiczne (podanie do wiadomości publicznej).

Rola pracodawców

Co do zasady, przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych – a zatem również obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych – mają być egzekwowane wobec podmiotów spełniających przede wszystkim wymogi ilościowe w kwestii zatrudnienia. Nową ustawą ma być objęty podmiot, na rzecz którego, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, do których należy wliczyć:

• pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
• osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Zgodnie z brzmieniem ustawy, próg 50 osób, o którym mowa powyżej, nie znajdzie jednak zastosowania do podmiotu wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Reprezentanci tej grupy pomiotów – niezależnie od wielkości zatrudnienia – będą zatem zmuszeni do wdrożenia odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, aby uczynić zadość wymogom stawianym przez projektowane przepisy.

Sygnalista to nie tylko pracownik

Ustawa określa, że sygnalistą może być nie tylko pracownik w rozumieniu prawa pracy, ale także inne osoby związane z organizacją, takie jak członkowie organów, przedsiębiorcy, współpracownicy, pracownicy podmiotów zewnętrznych, wolontariusze, stażyści itp. Regulacje będą również dotyczyć osób informujących o nieprawidłowościach w procesie rekrutacji lub negocjacji umowy. Jednocześnie ustawodawca rozróżnia osoby mające podstawy do zgłoszenia lub ujawnienia publicznego od tych, którzy działają w złej wierze. W nowej ustawie pojęcie „sygnalista” odnosi się do osoby dokonującej zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, a nie tylko otrzymującej w związku z tym ochronę. Tym samym, ochrona ma być udzielona wyłącznie wtedy, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Szeroki zakres naruszeń, które może zgłosić sygnalista

Zgodnie z ustawą, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. pkt 1–16.

Poufność i anonimowość zgłoszeń

Budowa procedury to jedno, ale równie ważne jest zapewnienie skutecznej ochrony tożsamości zgłaszających oraz innych osób zaangażowanych w postępowanie. Do tego zobowiązuje pracodawców zarówno dyrektywa, jak ustawa, a za nieprzestrzeganie tego obowiązku ustawodawca przewiduje dotkliwe sankcje, także te karne.

W procedurze zgłaszania należy także uwzględnić kwestię anonimowych zgłoszeń. Nowa ustawa fakultatywnie dopuszcza rozpoznawanie takich zgłoszeń, ale należy jasno określić, czy organizacja będzie je przyjmować. Trzeba pamiętać, że ochrona tożsamości dotyczy zarówno osób zgłaszających pod własnym nazwiskiem, jak i anonimowych sygnalistów, których tożsamość została następnie ujawniona lub które mogą zostać w inny sposób zidentyfikowane.

Wejście w życie

Ustawa wchodzi w życie w ciągu 3 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw (w zakresie zgłoszeń zewnętrznych w ciągu 6 miesięcy), co oznaczać że pracodawcy będą zobowiązani wprowadzić nowe regulacje do 25 września 2024 r.

Zachęcamy również do lektury innych artykułów i wpisów